隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案領(lǐng)域關(guān)鍵政策不斷推進(jìn)。國(guó)家稅務(wù)總局的增值稅發(fā)票電子化Gai革、財(cái)政部的電子票據(jù)試點(diǎn)、海關(guān)總署的電子海關(guān)Zhuan用繳款書試點(diǎn)等工作都在積極推進(jìn)。電子會(huì)計(jì)檔案的全流程電子化和信息化是未來的大勢(shì)所趨，中國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。

什么是電子會(huì)計(jì)檔案

在《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》中指出，電子會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)核算工作中由電子計(jì)算機(jī)直接形成或接收、傳輸、存儲(chǔ)并歸檔，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有憑證、查考和保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)資料。

以下資料均屬于電子會(huì)計(jì)檔案：

1）電子憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2）電子賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3）電子報(bào)表，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；

4）其他電子會(huì)計(jì)核算資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

電子會(huì)計(jì)檔案政策匯總

2016年1月1日，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開始實(shí)施，該辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布，其中第八條規(guī)定了滿足特定條件的單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可亻又以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

2020年3月23日，《關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的相關(guān)問題通知》發(fā)布，其中明確規(guī)定了電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力。

2022年7月1日，《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》開始實(shí)施，其中規(guī)定了電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等內(nèi)容。

2023年5月15日，《關(guān)于聯(lián)合開展電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)深化試點(diǎn)工作的通知》研究制定了《電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》發(fā)布，增加了試點(diǎn)電子憑證種類，擴(kuò)大了開具端和接收端試點(diǎn)單位范圍，進(jìn)一步明確了數(shù)電票報(bào)銷歸檔的保存方式。進(jìn)一步打通電子憑證報(bào)銷、入賬、歸檔端“Zui后一公里”。

企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案

企業(yè)需要建立完善的檔案管理流程和制度，包括電子會(huì)計(jì)檔案的采集、制作、存儲(chǔ)和查詢等環(huán)節(jié)。并有先進(jìn)的技術(shù)手段，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等，以提高電子會(huì)計(jì)檔案的采集、存儲(chǔ)、處理和查詢的效率和質(zhì)量。

具體來說，電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)現(xiàn)步驟包括：

1. 建立電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)：企業(yè)需要建立完善的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要能夠與企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件、報(bào)銷系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)獲取和歸檔。

2. 數(shù)據(jù)采集：通過接口或其他方式，將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)采集到電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中。

3. 數(shù)據(jù)整理：按照歸檔的規(guī)則對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理上架，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

4. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將檔案資料存儲(chǔ)于系統(tǒng)中，并采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，如云存儲(chǔ)、分布式存儲(chǔ)等，以提高數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。

5. 數(shù)據(jù)利用：通過查詢和檢索功能，方便內(nèi)部及外部的利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。

此外，為了保障電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性，企業(yè)還需要采取一些措施，如引入數(shù)字簽名技術(shù)、加密技術(shù)等，確保電子會(huì)計(jì)檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中不被篡改或偽造。同時(shí)，對(duì)于一些重要的電子會(huì)計(jì)檔案，企業(yè)還可以采取紙質(zhì)備份或電子備份的方式進(jìn)行保管，以確保檔案的安全性和可靠性。

顯然，企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案需要一定的技術(shù)能力，目前有較多的第三方電子會(huì)計(jì)檔案服務(wù)商，例如金蝶發(fā)票云可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案各種能力，且嚴(yán)格按照財(cái)政部、檔案局電子歸檔管理Zui新規(guī)定建設(shè)的云服務(wù)產(chǎn)品，可以滿足企業(yè)大部分訴求。

電子會(huì)計(jì)檔案優(yōu)勢(shì)

1. 提高會(huì)計(jì)工作效率：電子會(huì)計(jì)檔案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，減少人工操作。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成、審核和報(bào)送會(huì)計(jì)報(bào)表，可以Da大縮短會(huì)計(jì)報(bào)表的編制周期，提高企業(yè)的決策效率。

2. 降低企業(yè)成本：電子會(huì)計(jì)檔案可以減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和管理成本，節(jié)省辦公空間，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和共享，方便企業(yè)內(nèi)部和外部的信息交流，降低溝通成本。

3. 提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量：電子會(huì)計(jì)檔案可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新和查詢，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自動(dòng)校驗(yàn)和審計(jì)功能，可以有效防止人為錯(cuò)誤和舞弊行為，提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

4. 促進(jìn)企業(yè)信息化管理：電子會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，有助于推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)Quan面信息化管理。通過與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)導(dǎo)入和導(dǎo)出，提高企業(yè)信息化管理水平。

5. 加強(qiáng)內(nèi)部控制：電子會(huì)計(jì)檔案可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，有助于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。通過對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)追蹤和分析，可以發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問題，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

6. 符合環(huán)保要求：電子會(huì)計(jì)檔案可以減少紙質(zhì)檔案的使用，有利于環(huán)保。

附錄：電子會(huì)計(jì)檔案常見問題和答案

1.    以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，還需要保存電子會(huì)計(jì)憑證嗎？

單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。

2.    電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證相比，有法律效力嗎？

來源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力。

3.    電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限是多久？

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為Yong久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第—天算起。

4.    屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料能否亻又以電子形式保存會(huì)計(jì)檔案？

單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可亻又以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有Yong久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

滿足上述規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可亻又以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。